配送中の製品破損への対応文（4種類のWord文例）：フリーテンプレート

配送中に商品が破損してしまった場合、お客様に対して誠意ある対応を示すための文書とメール「配送中の製品破損への対応文」を掲載しています。
テンプレートは「木製デスク」「ガラス製ランプシェード」「陶器花瓶」「ノートパソコンスタンド」など様々な製品別に、破損報告やお詫び、交換・返金案内までカバーした返信用ビジネスメール4種類です。
破損原因の確認・再送対応・保険適用・お詫びなど、状況に応じて使い分けできる実践的な文例です、すべて無料・登録不要でダウンロードでき、すぐにビジネス現場で活用できます、ぜひご利用ください。

文書作成のポイントは下記になります。

• 原因を明確に：梱包・配送・取扱いなど、どこで問題が起きたかを正確に伝える
• 責任の所在を曖昧にしない：自社責任か外部要因かを丁寧に整理する
• 対応方針を具体的に：「交換」「返金」「保険申請」など明確に記載
• 今後の改善策を添える：信頼回復につながる再発防止への姿勢を示す

このページでは次の4種類の文例を掲載しています。

• テンプレート１：配送中の木製デスク破損について（文書形式）
  配送中に破損した大型家具への対応例です。
  原因調査から再発防止までを誠実に伝える内容で、企業の信頼性を損なわずに顧客対応ができます。
  特に「運送会社との調査」「再送または部品交換」の流れを明確に記載しています。
• テンプレート２：：ガラス製ランプシェードの破損について（文書形式）
  取引先からの「値引き・再送依頼」を受けた際に使える、ややフォーマルな返信文です。
  責任範囲を明確にしつつ、保険対応や書類提出の支援を申し出ることで、角を立てずに断る表現となっています。
  企業間取引やBtoB対応に最適です。
• テンプレート３：陶器花瓶の配送破損についてのお詫びと対応（メール形式）
  顧客から破損報告を受けた際に送る、謝罪と再送・返金対応の案内文です。
  感情的にならず、原因調査・再発防止の姿勢を明確にすることで、誠実な企業姿勢を示せます。
• テンプレート４：ノートパソコンスタンド破損に関するお詫びと交換対応（メール形式）
  小型家電・雑貨などの破損に対する、迅速な交換対応メールの例です。
  破損の原因を簡潔に説明し、再送・回収の流れを明示しているため、顧客の不安を最小限に抑えられます。
  テンプレートを参考に、他製品にも容易に応用可能です。

再発防止策や具体的な製品情報を追加するなど、事情に合わせてWordで自由に修正しご使用ください。
内容・文書・文字は確認していますが、自己責任でご使用ください。
関連のテンプレートに「商品出荷通知書テンプレート（Word）2種｜納品・受領連絡に使える例文付き」がありますのでご利用ください。

A4縦 交換・再送が内容の配送中の製品破損への対応文書

木製デスク破損対応

配送中の木製デスク破損について
拝復　平素より格別のご愛顧を賜り、厚く御礼申し上げます。
このたびご連絡いただきました「ナチュラルウッド・ワークデスク」の一部破損につきまして、ご迷惑をおかけし誠に申し訳ございません。
弊社にて配送経路および梱包状態を確認いたしましたところ、製品発送時点では異常がなく、配送中の取扱いにより損傷が生じた可能性が高いことが判明いたしました。
つきましては、弊社から配送を委託している運送会社に正式な調査を依頼するとともに、状況に応じて破損部分の交換対応または代替品の再送を行わせていただきます。
お手数をおかけいたしますが、破損箇所の写真を添付のうえ、ご連絡をお願い申し上げます。確認次第、速やかに対応を進めさせていただきます。
今後このような事態が再発しないよう、梱包材の強化および配送会社との取扱い改善を徹底いたします。
何卒ご理解賜りますようお願い申し上げます。
敬具

Wordテンプレート文例1無料ダウンロード

A4縦 保険利用案内・再送不可が内容の配送中の製品破損への対応文書

ガラスランプシェード破損

ガラス製ランプシェードの破損について
拝復　このたびご連絡いただきました、弊社より納品いたしました「クラシックグロウ・ランプシェード」50個のうち、一部商品に破損が見受けられた件につきまして慎重に確認いたしました。
弊社の梱包・出荷体制について、担当部署にて詳細な調査を行いました結果、各製品は輸送基準に則り、緩衝材を二重に使用した上で耐衝撃テスト済みの専用梱包で発送されていることを確認しております。
また、発送当日における検品記録や写真データにおいても、全商品が出荷時点で正常な状態であったことを確認済みです。
一方で、御社ご指定の配送業者による運搬時の過程で一部の箱に外的衝撃が加わった痕跡があり、その影響でガラス部分が損傷した可能性が高いと考えております。
誠に恐縮ではございますが、このようなケースは弊社の責任範囲外となり、御社からの「代替品の無償再送」および「今回分の値引き」につきましてはお受けいたしかねます。
なお、配送保険が適用される案件と考えられますため、配送業者側にて損害申請の手続きを進めていただけますようお願い申し上げます。
必要であれば弊社側より、出荷証明・梱包仕様書などの書類提供も対応いたしますので、お気軽にお申し付けください。
弊社といたしましても、今後このような事態を未然に防ぐため、梱包強化および出荷時の最終確認体制をさらに見直してまいります。
何卒ご理解賜りますようお願い申し上げます。
敬具

Wordテンプレート文例2無料ダウンロード

A4縦 迅速な交換または返金が内容の配送中の製品破損への対応メール

陶器花瓶破損謝罪と交換案内

件名：陶器花瓶の配送破損についてのお詫びと対応のご連絡
宛先
いつも弊社製品をご愛顧いただき誠にありがとうございます。
〇〇株式会社の〇〇でございます。
このたびは、ご注文いただきました「エレガントセラミック花瓶」に関し、配送中の破損が生じ、お客様に大変なご迷惑をおかけしましたこと、心よりお詫び申し上げます。
お送りいただいた破損状況のご報告を受け、直ちに社内で調査を行った結果、梱包状態及び配送経路に問題があった可能性を確認いたしました。
このため、以下の対応を速やかに進めさせていただきます。
・破損品の無償交換、もしくはご希望に応じたご返金対応
・今後同様の事態が起こらぬよう、梱包基準の見直しと配送業者との協力強化
なお、破損品の引き取り手続きにつきましては、後ほど担当よりご連絡差し上げます。
お手数をおかけいたしますが、ご対応のほど何卒よろしくお願い申し上げます。
何かご不明点やご要望がございましたら、どうぞご遠慮なくお申し付けください。
今後とも弊社製品を末永くご愛用いただけますよう、社員一同誠心誠意努めてまいります。

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A4縦 代替品送付・回収が内容の配送中の製品破損への対応メール

ノートパソコンスタンド破損

件名：ノートパソコンスタンド破損に関するお詫びと交換対応のご案内
宛先
平素より弊社製品をご愛用いただき、誠にありがとうございます。
株式会社ワークギア カスタマーサポートでございます。
このたびは、弊社商品「アルミ製ノートパソコンスタンド（型番：△△）」に破損があったとのご連絡をいただき、
お客様にご不快な思いとご不便をおかけしましたこと、心よりお詫び申し上げます。
調査の結果、製品の一部において、梱包時の固定不備により配送中の衝撃が吸収しきれなかった可能性が確認されました。
現在は梱包工程を見直し、再発防止のための改善を進めております。
つきましては、早急に代替品の発送を手配いたします。
お手元の破損品につきましては、新しい商品お届け時に配送業者が回収いたしますので、
お手数ですが、現品をそのままの状態でお渡しくださいますようお願い申し上げます。
改めまして、このたびはご迷惑をおかけいたしましたこと、深くお詫び申し上げます。
今後とも安心してご利用いただけるよう、品質管理の徹底に努めてまいります。
何卒ご容赦賜りますようお願い申し上げます。

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