一覧・検索:見積書 ・ 請求書 ( 納品書 ・ 受領書 ) For Access

一覧画面の操作方法と検索のやり方

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(5)一覧・検索

見積書、納品書、請求書の操作方法は、ほとんど同じですのでここでの説明も一緒と考えてください。

1.期間で抽出します。
例えば期間が2001年1月〜2月の場合、「期間」ボタンをクリックし[2001/1/1]、[2001/2/28]と入力すると抽出結果をリスト表示します。

2.表示されている金額を集計します。

3.文字列(キーワード)を製品名から検索します。半角・全角は問いません。例で説明します。
例えば、Access を検索する場合Accessと入力し、「下レコード」ボタンをクリックします。すると現在のリスト位置から順に下方向に検索します。

見つかると、下の欄に青色表示されます。
「下レコード」「上レコード」は見つかるかリストが最終、先頭になるまで検索を続けます。「中止」で中止します。

4.エクセルファイル、テキストファイル(CSV)に保存します。

5.一覧のプレビュー・印刷を開始します。

6.あいまい抽出を行います。

7.現在のリスト位置の入力画面へジャンプします。

a.単価、金額が0円のデータは表示しません。

b.表上で右クリックするとメニューが表示されます。
  これにより、フィルタ(抽出)と並び替えが可能です。
  ・選択フィルタ:カーソルがあるデータで抽出します。
  ・非選択フィルタ:カーソルがあるデータ以外で抽出します。
  ・フィルタ並び替えの解除:抽出、並び替えを解除します。
  ・昇順、降順で並び替え:カーソルがある列の並び替えを行います。

[請求書一覧]の回収入力方法
8.回収済みの場合、チェックを入れてください。

9..回収日を入力します。
※.同じ請求Noに回収のチェックがない場合、同じ請求Noデータ全てにチェックと日付が入ります

10.回収状態により抽出を行います。



[請求書一覧]


当月請求
請求書に入力されたデータを元に、1ヶ月間の請求書を作成します。
はじめての場合、最初に基本設定で締め日を設定しておきます。
次に請求の年月や顧客を指定し「抽出」ボタンをクリックすると該当データが表示されますので印刷します。

1.作成する年月を設定します。

2.作成する顧客を設定します。

3.締め日と回収済みの設定を行います。
  締め日は例えば8月の場合、下記のようになります。
  ・「月末締め」にチェックした場合
   8月1日〜8月31日になります。
  ・20日に設定した場合
   7月21日〜8月20日になります。

4.上記1〜3で設定された内容でデータを抽出します。

5.抽出を解除します。

6.はじめは全データを表示しています。抽出後その抽出データを表示します。

7.チェックがあるデータのみ印刷します。

8.印刷設定ウィンドウが表示されます。

9.印刷プレビューを開始します。印刷するにはプレビュー画面の「印刷」ボタンをクリックしてください。
「抽出」後、有効になります。

10.印刷日付を設定します。

11.現在リストに表示されていて、印刷項目にチェックがあるデータの合計金額を算出します。



Excel印刷テンプレートファイル作成方法
下図のように印刷したい項目を印刷したい位置に「##項目名」の形式で指定します。
全ての項目を設定する必要はありません。

1個のデータに対し、##1連番 ##1明細製品名 のように設定します。
従いまして複数ページでも作成できますが、MAX100データとなっています。
##1、 ##2 は連続していないといけません。
(全ての項目が連続している必要はありません。1項目だけでもOKです。)
不連続がありますとそこで書き換えを中止します。

Accessで金額等に小数を使用する場合、Excelの書式も小数設定を行ってください。

※添付のExcelサンプルファイルを参考にしてください。
下図は添付の「見積Spl.xls」です。
このサンプルでは「##自住所」等にセル結合を、「##自TEL」等に計算式を入れていますので参照してください。



[ 領収書設定例 ]


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--- 見積書の項目 --- (##は半角です。)
##見積頭文字
##見積番号
##日付
##先会社
##先部署
##先担当者
##先郵便番号
##先住所
##先TEL (TELは半角)
##先FAX (FAXは半角)
##自社名
##自郵便番号
##自住所
##自TEL (TELは半角)
##自FAX (FAXは半角)
##自部署名
##自社員名
##納入場所
##支払条件
##有効期限
##納期
##備考
##n連番 (nには 1〜100 を設定します)
##n明細製品名
##n明細数量
##n明細単位
##n明細単価
##n明細金額


--- 納品書・受領書・請求書の項目 --- (##は半角です。)
##請求頭文字
##請求番号
##日付
##先会社
##先部署
##先担当者
##先郵便番号
##先住所
##先TEL (TELは半角)
##先FAX (FAXは半角)
##自社名
##自郵便番号
##自住所
##自TEL (TELは半角)
##自FAX (FAXは半角)
##自振込先
##自部署名
##自社員名
##備考
##n連番 (nには 1〜100 を設定します)
##n明細製品名
##n明細数量
##n明細単位
##n明細単価
##n明細金額



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