MS-WORDでロゴを付けるなど自由に書式ファイルを作成し、議事録・会議案内状をMS-WORDで印刷、保存ができます。
達成項目（「誰が」「いつまでに」「何をする」）の入力・達成チェック・集計
自分や他の人が参加した会議の抽出と達成項目「誰が」に含まれる名前の抽出が可能です。
これにより、するべき事や達成できたかどうかのチェックができます。
会議のテーマ・議題・議事等からキーワード検索が可能です。
会議時間の集計が可能です。「今週は何時間会議に出席した」などもわかります。
会議・議題・達成項目はそれぞれ一覧表示ができ、期間抽出・項目毎の抽出・あいまい抽出・並替え・印刷が可能です。
データファイルは、年度・部署・会議内容等によりいくつでも作成できます。
｜― 議題・議事
｜― 達成項目（「誰が」「いつまでに」「何をする」）
上記の構造になっています。
[議事録基本データ]の下には[議題・議事]をいくつでも作成できますし、[議題・議事]の下には[達成項目]をいくつでも作成できます。
下の議事録印刷例をご覧ください。一目瞭然だと思います。
「議事録 For Access2000」にはＡｃｃｅｓｓ2000がインストールされている必要があります。
「議事録 For Access2002-2003」にはＡｃｃｅｓｓ2002又は、Access2003がインストールされている必要があります。
「議事録 For Access2007」にはＡｃｃｅｓｓ2007がインストールされている必要があります。
Word議事録印刷、Word案内印刷を行なうにはMicrosoft Wordがインストールされている必要があります。
WordはAccessと同バージョンで動作確認を行なっています。
ダウンロードされたファイルは圧縮されています。
1）「スタート」-「ファイル名を指定して実行」でダウンロードファイルを選択し、「OK」ボタンをクリックしてください。
2）「解凍先の指定」が出ますのでそのままでよければ「OK」ボタンをクリックしてください。 これで解凍できます。
3）Accessを起動しメニューの「ファイル」-「開く」で解凍フォルダ内の kaigi__.mde を指定してください。
お好みによりショートカット等を作成し簡単に起動できるようにしてください。
（Access97の場合、kaigi97.mde)
（Access2000の場合、kaigi2k.mde)
（Access2002-2003の場合、kaigixp.mde)
（Access2007の場合、kaigi27.accde)
ソースファイルの場合は「kaigi__.mdb」になります。
（Access2007の場合、kaigi27.accdb)
起動時は添付のサンプルデータファイルで操作等お試しください。
「新規ファイルの作成」ボタンで新規データファイルを作成できます。
製品版・ソースファイルをご希望の方は、ダウンロードファイル内の「Readme.ｔｘｔ」をご覧ください。
■初めての場合
「新規ファイルの作成」を行います。
■既にデータファイルがある場合
「参照」ボタンで使用するデータファイルを選択します。
２．作成条件を選択します。
・「新規に作成」の場合
まったく新規のデータファイルを作成します。
・「指定ファイルからマスターのみコピー」の場合
出席者・場所等のマスターデータを作成ファイルにコピーします。
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■会議開始前に案内状を作成する場合、開始時間は開始予定時間を入力してください。
実際に会議開始時は「始」ボタンをクリックするか、時間を入力してください。
・作成日の右「...」ボタンでカレンダーが出ます。
・場所の右「...」ボタンで会議場所登録ウィンドウが出ます。
・議長、書記、出席者の右「...」ボタンで出席者登録ウィンドウが出ます。
・開始時間、終了時間の右「始」「終」ボタンで現在の時間が入力されます。
２．議事入力ウィンドウに移動します。
３．新規入力画面に移動します。
４．データを移動します。
５．議事録を削除します。削除すると、そのテーマの議題、議事、達成項目も削除されます。慎重に行ってください。
６．議事録一覧ウィンドウにジャンプします。
７．全議事録をExcel又はCSVファイルに保存します。
８．Accessで議事録を印刷プレビューします。印刷する場合は、プレビューウィンドウの「印刷」ボタンをクリックします。
９．MS-WORDでの議事録印刷ウィンドウへ移動します。
１０．案内状印刷ウィンドウへ移動します。
１．場所名を入力します。
２．登録リストを表示します。
３．選択されているリストの場所を議事録ウィンドウにコピーします。
４．新規入力画面に移動します。
５．選択されているリストのデータを削除します。
１．部署名、名前を入力します。
メールは将来メール送付機能を追加した場合の為です。現在入力の必要はありません。
２．登録リストを表示します。
３．それぞれのボタンで選択されているリストのデータを議事録ウィンドウにコピーします。
４．新規入力画面に移動します。
５．選択されているリストのデータを削除します。
１．Wordのテンプレートファイルを指定します。
２．チェックすると議題を太字で印刷します。
３．チェックすると議題に下線を付け印刷します。
４．Word印刷を開始します。
●議事録Wordテンプレートファイル作成方法
・下図、作成例画面のように印刷したい項目を印刷したい位置に「**項目名」の形式で入力します。
・レイアウト枠内への記入はＯＫですが、テキストボックスへの記入は変換できません。
・全ての項目を設定する必要はありません。１個だけでもＯＫです。
※添付のＷｏｒｄテンプレートファイルを参考にしてください。
--------------------------------------------------------------------------------
【項目名】(**は半角です。)
**No （Noは半角です。）
**作成日
**開催日
**開始時間
**終了時間
**場所
**議長部署
**議長名前
**書記部署
**書記名前
**来客
**出席者
**資料
**テーマ
**議事
【議事録Wordテンプレートファイル作成例】
１．案内状の見出しを入力します。
右ボタンで新規見出しの入力と過去の入力値の利用ができます。
２．文面の見出しを入力します。
右ボタンで新規文面の入力と過去の入力値の利用ができます。
３．送付者を選択します。
４．Wordのテンプレートファイルを指定します。
５．Accessで案内状を印刷します。
５．Wordで案内状を印刷します。
●案内状Wordテンプレートファイル作成方法
・下図、作成例画面のように印刷したい項目を印刷したい位置に「**項目名」の形式で入力します。
・レイアウト枠内への記入はＯＫですが、テキストボックスへの記入は変換できません。
・全ての項目を設定する必要はありません。１個だけでもＯＫです。
※添付のＷｏｒｄテンプレートファイルを参考にしてください。
--------------------------------------------------------------------------------
【項目名】(**は半角です。)
**見出し
**送付者部署
**送付者
**文面
**テーマ
**開催日
**開始時間
**場所
**議長部署
**議長名前
**書記部署
**書記名前
**来客
**出席者
**資料
【案内状Wordテンプレートファイル作成例】
２．議事内容を入力します。
３．「↑」「↑」ボタンで議題順を入れ替えます。「追加」ボタンで新規議題入力に移動します。
４．入力されている議題のリストを表示します。
５．達成項目（「誰が」「いつまでに」「何をする」）を入力します。
達成状況をチェックする必要がある場合、「なし」以外（開始時は「継続」）にチェックしてください。
６．現在表示されている議題を削除。その議題についての達成項目も削除されます。
７．議事と達成項目の表示サイズを変更します。
８．議事録一覧ウィンドウにジャンプします。
１．入力期間内のデータを抽出します。
２．指定した名前が出席した議事録を抽出します。（議長、書記に含まれる場合も抽出されます）
３．会議時間を集計します。開始、終了時間の入力されているもののみ計算されます。
４．議事録の一覧を表示します。
５．議事録の一覧で右クリックすると、抽出・並び替えのメニューが表示されます。
６．議事録の参加者を表示します。
７．議題を一覧表示します。
８．達成項目を一覧表示します。
９．テーマ、来客、資料からキーワード検索を行い、見つかればそのデータ位置で停止します。
さらに詳しい内容が見たい場合は下の「議事録記入へ」ボタンをクリックしてください。
１０．Excel形式かCSV形式でファイル保存を行います。
１１．印刷プレビューを行います。
１２．現在カーソルのある議事録の入力画面へジャンプします。
１．抽出したい項目を選択します。
２．抽出文字を入力します。
例えば、テーマから「展示」が含まれる議事録を抽出できます。
３．抽出を開始します。
４．抽出を解除します。
印刷プレビューのツールバー「罫線設定」でお好みの太さに合わせてください。
